Persondata

Privatlivspolitik

Dansk Tennis Fond

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Dansk Tennis Fond behandler dine persondata.

1. Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine persondata, er:

Dansk Tennis Fond
Nikolaj Plads 32, 1. sal
1067 København K
CVR nr. 84 81 26 17
Email: dansktennisfond@dansktennisfond.dk
Telefon: 40 32 81 84

2. Beskrivelse af behandlinger

Nedenfor har vi redegjort for vores forskellige behandlinger af persondata.

2.1 Behandling af ansøgninger om støtte og udbetaling af støtte

2.1.1 Formål

Når du indgiver en ansøgning om at blive tildelt støtte af os, beder vi dig om at sende en række persondata til os. Vi behandler indledningsvist disse persondata for at kunne vurdere, om du har indsendt alle de nødvendige oplysninger for eventuelt at kunne komme i betragtning til at modtage vores støtte.

Herefter behandler vi dine persondata for at kunne vurdere din ansøgning og for at kunne træffe en beslutning om, hvorvidt vi skal give afslag eller tilsagn.

Hvis vi giver tilsagn, behandler vi desuden dine persondata for at kunne udbetale støtten og for at opfylde vores retlige forpligtelser efter bogføringsloven og om indberetning til SKAT.

2.1.2 Kategorier af persondata

I forbindelse med ovenstående behandler vi en række almindelige persondata om dig i form af navn, emailadresse, adresse, telefonnummer, bankoplysninger i form af registrerings- og kontonummer, eventuelle andre persondata i eller tilknyttet ansøgningen, herunder en beskrivelse af formålet med og baggrund for ansøgningen, hvad der søges om støtte til, det ønskede støttebeløb, oplysninger om budget og andre oplysninger om økonomiske forhold i relation til ansøgningen, såsom dine indkomstforhold, og eventuelle oplysninger i øvrige dokumenter relateret til ansøgningen, såsom tredjemandserklæringer, anbefalinger, CV eller lignende.

Vi behandler desuden følsomme persondata om dig i form af helbredsoplysninger, hvis det er relevant og nødvendigt for vores behandling af din ansøgning.

Endelig behandler vi dit CPR-nummer, hvis vi giver dig tilsagn om udbetaling af støtte baseret på din ansøgning.

2.1.3 Kilder

Vi indsamler disse persondata direkte fra dig, når du indsender din ansøgning om tildeling af støtte og eventuelle tilknyttede dokumenter.

2.1.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine almindelige persondata på grundlag af GDPR art. 6.1.b, samt til dels art. 6.1.f og art. 6.1.c.

Vores behandling sker på grundlag af art. 6.1.b, når behandlingen er nødvendig for at indgå og opfylde en aftale om at yde støtte til dig, mens vores behandling sker på grundlag af art. 6.1.f, når dette ikke er tilfældet.

Når vi behandler dine almindelige persondata på grundlag af art. 6.1.f, er vores legitime interesse at kunne modtage, gennemgå og evaluere din ansøgning og eventuelle tilknyttede dokumenter med henblik på at fastlægge, om der skal gives afslag eller tilsagn.

Herudover behandler vi dine almindelige persondata på grundlag af art. 6.1.c, når vi opbevarer oplysningerne efter bogføringsloven og videregiver oplysningerne til SKAT, da vi er retligt forpligtede hertil, hvis vi giver tilsagn om udbetaling af støtte til dig.

Hvis vi behandler følsomme persondata om dig i form af helbredsoplysninger, gør vi det på grundlag af dit samtykke, jf. GDPR art. 9.2.a.

Vi indsamler dit CPR-nummer, opbevarer det efter bogføringsloven, og videregiver det til SKAT på grundlag af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. GDPR art. 87.

2.1.5 Modtagere

Vi kan videregive dine persondata til vores leverandører, herunder IT- og supportleverandører, eksterne rådgivere i form af bl.a. advokater og revisorer samt finansielle institutioner, som vi samarbejder med, og som assisterer os.

Videregivelserne kan navnlig ske til Plesner Advokatpartnerselskab, Beierholm Statsautoriseret Revisionspartnerselskab og Danske Bank A/S. Dine persondata vil ligeledes blive videregivet til vores IT-leverandører, Microsoft Ireland Operations Limited, TeamViewer, Jotform Inc. og Simply.com A/S.

Herudover kan vi videregive dine persondata til offentlige myndigheder, herunder SKAT, som vi er retligt forpligtede til at indberette visse oplysninger til, og eventuelle øvrige tredjeparter, hvis dette er nødvendigt.

2.1.6 Opbevaring

Vi opbevarer alene persondata, så længe det er nødvendigt for at opnå de formål, som er nævnt ovenfor.

Vi opbevarer generelt persondata i imødekomne ansøgninger og dertilhørende dokumenter og om udbetaling af støtte i det indeværende regnskabsår plus fem år grundet vores regnskabs- og bogføringsmæssige forpligtelser.

Endvidere opbevarer vi generelt persondata i ansøgninger og dertilhørende dokumenter, som ikke imødekommes, i op til to år efter, at der er truffet beslutning om at meddele afslag.

2.2 Administration af oversigt over modtagere af støtte

2.2.1 Formål

Vi administrerer en oversigt over modtagere, som vi har udbetalt støtte til, for at have et indblik i og overblik over modtagerne, de udbetalte beløb og årstallene for udbetalingerne.

2.2.2 Kategorier af persondata

I forbindelse med ovenstående behandler vi almindelige persondata om dig i form af navn, det udbetalte beløb og årstallet for udbetalingen af støtte.

2.2.3 Kilder

Vi indsamler oprindeligt dit navn fra dig, mens vi selv er i besiddelse af oplysninger, der vedrører beløb og årstal.

2.2.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine persondata på grundlag af GDPR art. 6.1.f, hvor vores legitime interesse er at have et indblik i og overblik over, hvem der har fået udbetalt støtte, hvor meget modtagerne har fået udbetalt, og hvornår modtagerne modtog udbetalingerne.

2.2.5 Modtagere

2.2.6 Opbevaring

Vi opbevarer generelt oplysningerne i 15 år efter det år, hvor udbetalingen af støtte er sket, medmindre der er særlige grunde til at opbevare oplysningerne i en længere periode.

2.3 Generel kommunikation

2.3.1 Formål

Når vi modtager en henvendelse fra dig, behandler vi dine persondata for at kunne besvare din henvendelse.

2.3.2 Kategorier af persondata

I forbindelse med ovenstående behandler vi almindelige persondata om dig i form af navn, emailadresse samt eventuelt adresse og telefonnummer.

2.3.3 Kilder

Vi indsamler disse persondata direkte fra dig, når du sender os din henvendelse eller ansøgning om tildeling af støtte.

2.3.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine persondata på grundlag af GDPR art. 6.1.f, hvor vores legitime interesse er at kunne besvare og kommunikere med personer, som henvender sig eller indsender en ansøgning om tildeling af støtte til os.

2.3.5 Modtagere

Vi kan videregive dine persondata til vores leverandører, herunder IT- og supportleverandører, og vores eksterne rådgivere i form af bl.a. advokater og revisorer, som vi samarbejder med, og som assisterer os.

Videregivelserne kan navnlig ske til Plesner Advokatpartnerselskab og Beierholm Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Dine persondata vil ligeledes blive videregivet til vores IT-leverandører, Microsoft Ireland Operations Limited, TeamViewer, Jotform Inc. og Simply.com A/S.

2.3.6 Opbevaring

Vi opbevarer persondata, der fremgår af generelle henvendelser, i op til ét år efter endt korrespondance, medmindre der er særlige grunde til at opbevare oplysningerne i en længere periode.

2.4 Udlejning af tennisbaner og opkrævning af baneleje

2.4.1 Formål

Når du lejer en tennisbane i vores tennishal, behandler vi en række persondata om dig for at udleje banen til dig og for at opkræve betaling fra dig for udlejningen.

2.4.2 Kategorier af persondata

I forbindelse med ovenstående behandler vi almindelige persondata om dig i form af navn, emailadresse, adresse, dato og tidspunkt for leje af tennisbanen, bankoplysninger i form af registrerings- og kontonummer samt eventuelle andre oplysninger, som gives i forbindelse med lejen.

2.4.3 Kilder

Vi indsamler disse persondata direkte fra dig, når du lejer vores tennisbane.

2.4.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine persondata på grundlag af GDPR art. 6.1.b, da behandlingen er nødvendig for at indgå og opfylde vores aftale om udlejning af tennisbanen til dig.

2.4.5 Modtagere

2.4.6 Opbevaring

Vi opbevarer generelt dine persondata i det indeværende regnskabsår plus fem år grundet vores regnskabs- og bogføringsmæssige forpligtelser.

2.5 Administration af tennishal

2.5.1 Formål

Som led i den generelle administration af vores tennishal kan vi behandle persondata om dig, hvis vi antager dig eller den virksomhed, hvor du er ansat, til at udføre en opgave for os.

2.5.2 Kategorier af persondata

I forbindelse med ovenstående behandler vi almindelige persondata om dig i form af navn, emailadresse, adresse, telefonnummer, oplysninger om arbejdsplads og stilling samt eventuelle andre oplysninger, der gives af dig eller den virksomhed, hvor du er ansat, i forbindelse med udførelsen af opgaven.

2.5.3 Kilder

Vi indsamler disse persondata direkte fra dig og/eller den virksomhed, hvor du er ansat.

2.5.4 Behandlingsgrundlag

Hvis vi antager dig til at udføre en opgave for os, behandler vi dine persondata på grundlag af GDPR art. 6.1.b, da behandlingen er nødvendig for at indgå og opfylde vores aftale med dig.

Hvis vi antager den virksomhed, hvor du er ansat, behandler vi dine persondata på grundlag af GDPR art. 6.1.f, hvor vores legitime interesse er at kunne opfylde aftalen, som vi har indgået med din arbejdsplads, og at kunne korrespondere med dig herom.

2.5.5 Modtagere

2.5.6 Opbevaring

Vi opbevarer generelt dine persondata i det indeværende regnskabsår plus fem år grundet vores regnskabs- og bogføringsmæssige forpligtelser.

2.6 Jobansøgere

2.6.1 Formål

Når du sender os din jobansøgning og dokumenter tilknyttet hertil, såsom CV, anbefalinger eller andet, behandler vi persondata om dig for at kunne håndtere din ansøgning og vurdere, om vi kan tilbyde dig ansættelse hos os.

2.6.2 Kategorier af persondata

I forbindelse med ovenstående behandler vi almindelige persondata om dig i form navn, emailadresse, adresse, telefonnummer, uddannelseshistorik, eksamensresultater, nuværende og tidligere ansættelser, kvalifikationer og kompetencer, referencer og øvrige oplysninger i ansøgning, CV eller eventuelle andre dokumenter tilknyttet hertil.

2.6.3 Kilder

Vi indsamler disse persondata direkte fra dig eller fra referencer, som du har givet os dit samtykke til at kontakte.

2.6.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine almindelige persondata på grundlag af GDPR art. 6.1.f, hvor vores legitime interesse er at kunne håndtere både din ansøgning og dokumenterne tilknyttet hertil for at kunne vurdere, om vi kan tilbyde dig ansættelse hos os.

Hvis vi behandler almindelige persondata om dig, som vi indsamler ved at kontakte dine referencer, sker dette på grundlag af dit samtykke, jf. GDPR art. 6.1.a.

2.6.5 Modtagere

Vi kan videregive dine persondata til vores leverandører, herunder IT- og supportleverandører, og vores eksterne rådgivere i form af bl.a. advokater, som vi samarbejder med, og som assisterer os.

Videregivelserne kan navnlig ske til Plesner Advokatpartnerselskab. Dine persondata vil ligeledes blive videregivet til vores IT-leverandører, Microsoft Ireland Operations Limited og TeamViewer.

2.6.6 Opbevaring

Vi opbevarer generelt dine persondata i seks måneder efter, at ansættelsesprocessen er afsluttet.

Vi kan dog indhente dit samtykke til at opbevare dine persondata i længere tid. Hvis du giver dit samtykke hertil, opbevarer vi oplysningerne i to år efter ansættelsesprocessens afslutning.

Hvis du bliver ansat hos os, opbevares dine persondata generelt i fem år fra tidspunktet for din ansættelses ophør, medmindre der af særlige grunde er behov for at opbevare disse oplysninger i længere tid.

2.7 Tilrådighedsstillelse af legatbolig

2.7.1 Formål

Når vi stiller vores legatbolig til rådighed for dig, behandler vi persondata om dig.

2.7.2 Kategorier af persondata

Vi behandler almindelige persondata om dig i form af navn, adresse, telefonnummer, emailadresse, oplysninger om perioden for tilrådighedsstillelsen samt eventuelt oplysninger om stilling eller profession.

2.7.3 Kilder

Vi indsamler disse persondata direkte fra dig.

2.7.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine persondata på grundlag af GDPR art. 6.1.b, da behandlingen er nødvendig for at indgå og opfylde vores aftale om tilrådighedsstillelse af legatboligen med dig.

Hvis dine persondata indgår i bogføringsmateriale, behandler vi disse på grundlag af GDPR art. 6.1.c, da vi er retligt forpligtede hertil i henhold til bogføringsloven.

I tilfælde af en tvist om et krav eller lignende som følge af tilrådighedsstillelsen af legatboligen til dig, kan vi behandle dine persondata, der indgår i relevant materiale, på grundlag af GDPR art. 6.1.f. Vores legitime interesse er at kunne fastlægge et retskrav, gøre et retskrav gældende eller forsvare et retskrav samt at kunne sikre vores dokumentation heraf i henhold til gældende forældelsesregler.

2.7.5 Modtagere

Herudover kan vi videregive dine persondata til offentlige myndigheder, herunder SKAT, som vi er retligt forpligtede til at indberette visse oplysninger til.

2.7.6 Opbevaring

Vi opbevarer generelt dine persondata i tre år efter udløbet af den periode, hvori du har haft legatboligen til rådighed.

Hvis dine persondata indgår i bogføringsmateriale, opbevares de omfattede persondata i indeværende regnskabsår plus fem år grundet vores regnskabs- og bogføringsmæssige forpligtelser.

I tilfælde af en tvist om et krav eller lignende opbevarer vi generelt de omfattede persondata i 10 år efter, at sagen er afsluttet, i henhold til den absolutte forældelsesfrist i forældelsesloven.

2.8 Adgangskontrol og videoovervågning i tennishal

2.8.1 Formål

Vi anvender adgangskontrol og videoovervågning i vores tennishal i kriminalitetsforebyggende øjemed. I denne forbindelse behandler vi persondata om dig, når du får adgang til og færdes i tennishallen.

2.8.2 Kategorier af persondata

Vi behandler følgende almindelige persondata om dig:

For så vidt angår din adgangsnøgle eller -kode til tennishallen: Navn og identifikationsnummer knyttet hertil.

For så vidt angår registreringer, der bliver foretaget af vores system til adgangskontrol ved adgang til tennishallen: Navn, identifikationsnummer knyttet til din adgangsnøgle eller -kode til tennishallen samt tids- og datoregistreringer.

I forbindelse med vores anvendelse af videoovervågning behandler vi billed- og lydoptagelser.

2.8.3 Kilder

Vi indsamler disse persondata direkte fra dig ved din adgang til og færden i vores tennishal.

2.8.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine persondata på grundlag af GDPR art. 6.1.f, hvor vores legitime interesse er forebygge uautoriseret adgang og kriminalitet (kriminalitetsforebyggende øjemed).

2.8.5 Modtagere

Vi kan videregive dine persondata til vores leverandører, herunder IT- og supportleverandører, som vi samarbejder med, og som assisterer os.

Videregivelserne kan navnlig ske til Outscale ApS, Microsoft Ireland Operations Limited og TeamViewer.

Herudover kan vi videregive dine persondata til offentlige myndigheder, herunder politiet i tilfælde af mistanke om eller konstatering af kriminalitet i relation til tennishallen.

2.8.6 Opbevaring

Vi opbevarer generelt persondata relateret til din adgangsnøgle eller -kode til vores tennishal i op til én måned efter, at din relation til os ophører.

Persondata relateret til registreringer, der bliver foretaget af vores system til adgangskontrol, opbevares generelt i op til tre måneder, medmindre der foreligger særlige grunde til at opbevare oplysningerne i længere tid.

Billed- og lydoptagelser fra vores videoovervåning opbevares generelt i op til 30 dage, medmindre der foreligger særlige grunde til at opbevare oplysningerne i længere tid. Sådanne grunde kan navnlig udgøre et potentielt kriminelt forhold, som skal anmeldes til politiet.

3. Overførsler til lande uden for EU/EØS

Som led i vores behandlingsaktiviteter, der er gennemgået ovenfor i politikken, kan vi overføre persondata til tredjelande uden for EU/EØS, når vi anvender databehandlere og underdatabehandlere i tredjelande. Det er særligt tilfældet i relation til vores brug af både Microsoft Ireland Operations Limited og Microsoft Ireland Operations Limiteds underdatabehandlere.

Vi behandler som udgangspunkt og i videst muligt omfang persondata inden for EU/EØS, men i visse tilfælde kan vi bl.a. modtage support og lignende bistand fra underdatabehandlere beliggende i tredjelande. I disse tilfælde gør vi os betydelige bestræbelser på at sikre de omfattede oplysninger bedst muligt.

De tredjelande, som vi kan overføre persondata til, er navnlig:

USA
Canada
Storbritannien (afgørelse om tilstrækkeligheden af landets beskyttelsesniveau fra EU-Kommissionen)
Australien
Indien
Singapore
Serbien
Israel (afgørelse om tilstrækkeligheden af landets beskyttelsesniveau fra EU-Kommissionen)
Kina

Hvis EU-Kommissionen ikke har truffet afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet i det pågældende tredjeland, overfører vi de omfattede oplysninger på grundlag af EU-Kommissionens vedtagne standardkontraktbestemmelser i henhold til GDPR art. 46.

Hvis du ønsker en kopi af vores standardkontraktbestemmelser, er du velkommen til at sende os en email på dansktennisfond@dansktennisfond.dk med en anmodning herom.

4. Pligtmæssig information

De persondata, som er nævnt i afsnit 2.1.2 i denne politik, og som efterspørges i forbindelse med indgivelsen af din ansøgning om tildeling af støtte, er obligatoriske. Hvis du ikke giver os disse persondata, risikerer du som følge heraf, at vi ikke er i stand til enten at behandle eller imødekomme din ansøgning.

5. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse af eller sletning af dine persondata.
Du har også ret til at få behandlingen af dine persondata begrænset.
Hvis behandlingen af dine persondata er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke. Du kan tilbagekalde dit samtykke og gøre brug af dine rettigheder som anført nedenfor.
Du har ret til at modtage de persondata, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata i følgende tilfælde:

Hvis vores behandling af dine persondata er baseret på GDPR art. 6.1.f (interesseafvejning), se ovenfor under behandlingsgrundlag, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en sådan behandling af grunde, der måtte vedrøre din særlige situation.
Ligeledes har du en ubetinget ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata, hvis vi behandler dine oplysninger med henblik på direkte markedsføring.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at sende en email til dansktennisfond@dansktennisfond.dk, hvori du oplyser, hvilke(n) rettighed(er) du ønsker at gøre gældende.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Sidst opdateret: Oktober 2023