Persondatapolitik Persondatapolitik for Dansk Tennis Fond Når man bruger Dansk Tennis Fonds hjemmeside og/eller indsender en ansøgning til fonden, skal man gøres bekendt med fondens persondatapolitik, det vil sige hvordan fonden kan anvende de personoplysninger, som den kommer i besiddelse af. Derfor og for at opfylde kravene i persondatalovgivningen beskrives i det følgende, hvordan fonden behandler personoplysninger. 1 DATAANSVARLIG Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er: Dansk Tennis Fond Nikolaj Plads 32, 1. sal 1067 København K CVR-nr. 84 81 26 17 Email: dansktennisfond@dansktennisfond.dk Hjemmeside: www.dansktennisfond.dk 2 BRUG AF PERSONOPLYSNINGER Fonden anvender personoplysninger for ansøgere og brugere af fondens hjemmeside til følgende formål: a) Behandling af ansøgning om støtte Konkret anvender fonden ansøgeres personoplysninger til følgende formål: 1) For at kunne vurdere om ansøgeren har indsendt de nødvendige oplysninger for eventuelt at kunne komme i betragtning til at modtage støtte. 2) For at kunne vurdere ansøgninger og for at kunne træffe beslutning om enten afslag eller tilsagn. 3) For at kunne udbetale støtte, hvis der gives tilsagn. b) For at kunne besvare ansøgeres henvendelser samt kommunikere med dem. c) For at kunne identificere de personer, som anvender fondens hjemmeside, samt for eventuelt at kunne udarbejde statistik over disse. 3 KATEGORIER AF PERSONOPLYSNINGER  Fonden indsamler følgende kategorier af personoplysninger om ansøgere til hvert af de nævnte formål: a) Behandling af ansøgning om støtte i. Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger, såsom navn, email-adresse, adresse og telefonnummer. Bankoplysninger, såsom banknavn, registrerings- og kontonummer. Beskrivelse af formål og baggrund for ansøgningen, samt hvad der søges om støtte til. Ønsket støttebeløb samt oplysninger om budget og andre oplysninger om økonomiske forhold i relation til ansøgningen, herunder ansøgerens indkomstforhold. Andre relevante oplysninger, herunder tredjemandserklæringer, anbefalinger, CV m.v. ii. Følsomme personoplysninger: Helbredsoplysninger (hvis det måtte være relevant for behandling af konkrete ansøgninger). iii. CPR-nummer. NB! Omfanget af de personoplysninger, fonden behandler om ansøgere, afhænger af, hvad ansøgeren eller den organisation, som ansøgeren eventuelt er en del af, søger om støtte til. Hvis en ansøgning omfatter flere personer, bedes ansøgeren oplyse disse personer om fondens behandling af deres personoplysninger, ligesom det kan være nødvendigt, at disse personer giver samtykke til fondens behandling af deres personoplysninger. b) For at kunne besvare ansøgeres henvendelser samt kommunikere med dem i. Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger, såsom navn, adresse og email-adresse. c) For at kunne identificere de personer, som anvender fondens hjemmeside, samt for udarbejde statistik over disse i. Almindelige personoplysninger: IP-adresse samt adfærdsmønster for den pågældende IP-adresse. 4 BEHANDLINGSGRUNDLAG Fonden behandler ansøgeres personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på følgende behandlingsgrundlag i forhold til hvert af de nævnte formål: a) Behandling af ansøgning om støtte i. Persondataforordningens artikel 6 (1), litra b (nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som ansøgeren er part i/gennemførelse af foranstaltninger på ansøgerens anmodning forud for indgåelse af en kontrakt, som ansøgeren er part i). ii. Persondataforordningens artikel 6 (1), litra c (nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse (fx lovpligtige indberetninger til SKAT, lovpligtig opbevaring af regnskabs- og bogføringsmateriale m.v.)). iii. Persondataforordningens artikel 6 (1), litra f (nødvendig for forfølgelsen af fondens legitime interesse i at kunne behandle ansøgninger om støtte (når sådan behandling ikke falder ind under persondataforordningens artikel 6 (1), litra b)). iv. Persondataforordningens artikel 9 (2), litra a (samtykke til behandling af følsomme personoplysninger). v. Persondataforordningens artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11 (sam- tykke til brug for behandling af CPR-nummer). b) For at kunne besvare henvendelser fra ansøgere samt kunne kommunikere med disse i. Persondataforordningens artikel 6 (1), litra f (nødvendig for forfølgelsen af fondens legitime interesse i at kunne besvare henvendelser fra ansøgere). c) For at kunne identificere de personer, som anvender fondens hjemmeside, samt for at kunne udarbejde statistik over disse i. Persondataforordningens artikel 6 (1), litra f (nødvendig for forfølgelsen af fondens legitime interesse i at kunne identificere de personer, som anvender fondens hjemmeside, samt udarbejde statistik over, hvordan disse personer anvender hjemmesiden). 5 VIDEREGIVELSE AF PERSONOPLYSNINGER  Fonden videregiver i visse tilfælde ansøgeres personoplysninger til følgende kategorier af modtagere: a) Leverandører, herunder IT-leverandører, support, vareleverandører m.v., som fonden samarbejder med for at assistere fondens virksomhed; b) Offentlige myndigheder, herunder i forbindelse med lovpligtige indberetninger til SKAT. c) Øvrige tredjeparter i nødvendigt omfang. 6 OPBEVARING AF PERSONOPLYSNINGER Fonden opbevarer modtagne personoplysninger så længe, det er nødvendigt til de formål, der er nævnt, samt i overensstemmelse med nedenstående retningslinjer: Generelt vil personoplysninger vedrørende imødekomne ansøgninger og udbetaling af støtte blive opbevaret i 5 år + løbende regnskabsår som følge af fondens regnskabs- og bogføringsmæssige forpligtelser. Generelt vil ansøgninger, på hvilke der gives afslag, blive slettet senest 1 år efter, at der er truffet beslutning om at meddele afslag. Generelt vil personoplysninger vedr. generelle henvendelser blive slettet senest 1 år efter endt korrespondance, medmindre der er særlige grunde til at opbevare oplysningerne i en længere periode. 7 PLIGTMÆSSIG INFORMATION Alle de oplysninger, der kræves ifølge rubrikkerne i ansøgningsskemaet på fondens hjemmeside, skal afgives. Hvis en ansøger ikke giver disse oplysninger, vil fonden ikke være i stand til at behandle ansøgningen, og der vil ikke kunne foretages udbetaling af eventuelt bevilget støtte. 8 RETTIGHEDER SOM ANSØGER ELLER SOM BRUGER AF FONDENS HJEMMESIDE Som ansøger m.v. har man følgende rettigheder: Ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af sine personoplysninger. Ret til at modsætte sig behandlingen af sine personoplysninger og få behandlingen af sine personoplysninger begrænset. Særligt har man en ubetinget ret til at modsætte sig behandling af sine personoplysninger til brug for direkte markedsføring Ret til at tilbagekalde sit samtykke til enhver tid, såfremt behandlingen af afgivne personoplysninger er baseret på samtykke. Tilbagekaldelsen vil ikke have betydning for lovligheden af behandling foretaget inden tilbagekaldelsen af samtykket. Ret til at modtage de personoplysninger, som man selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Ret til enhver tid til at klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet. Man kan gøre brug af sine rettigheder ved at skrive til Dansk Tennis Fond på dansktennisfond@dansktennisfond.dk. Der kan være betingelser for eller begrænsninger i disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at man f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne. Sidst opdateret: 13. september 2018